忙しい飲食店で管理する「帳票」を本当に必要なものだけにしたいですよね。
私の経験から本当に必要な帳票を
5つに絞りその上、簡単に作れ
管理できる方法を解説します。
本当に必要な5つの帳票とは
①売上利益管理表
②仕入れ管理表
③棚卸管理表
④営業報告書
⑤損益分岐点
この5つは最低限必要で重要な帳票ですので「5つの記事」に分け解説します。
この記事では1日1分の入力作業で日々の仕入れ状況が一目で分かる「仕入れ管理表」を紹介しますね。
毎日「いくら仕入れて」「売上の比率がどのくらいで」「今月あといくら仕入れできるのか」が分かる便利な表です。
飲食店に関わって約30年、現場でたくさんの失敗や苦労、感動を肌で感じてきたYUKIOです。
あなたには私の失敗と苦労は避けてもらえるよう、成功や感動はぜひ知ってもらいたく発信しています。
この記事では
●毎日の仕入れ金額と仕入れ可能額がわかる
●仕入れ管理表をエクセルで作れる（無料ダウンロード可能）
●毎日の仕入れを「見える化」できる
こんな内容を伝えます。
＼ 私が実際に利用した信頼できる会社／
仕入れを管理するのは「粗利益」を確保して資金繰りを楽にするためですよね。
YouTubeでは「資金繰りを楽にするシリーズ」として「売上編」「粗利益編」「人件費編」「その他の経費編」と
4本に分けて詳しく解説しています。
【経営者必見】資金繰りを楽にする「粗利益」の改善方法3選
※当サイトの一部の記事にはプロモーションを含みますが、収益は更なる良い情報発信に活用させて頂きます。
毎日の仕入れ状況が分かる管理表とは
ここでいう仕入れとは「食材仕入れ」に特化しており「食材以外」は含みません。
理由は売上の約70％を占め利益に大きな影響を及ぼす「粗利」を確保するには日々の食材の
「仕入れ額」「仕入可能額（あといくら仕入れに使えるか）」が必要であり
食材以外はここでは必要としていないからです。
管理表で仕入れ状況が算出される仕組みと使い方を知る
この管理表は月初で「売上予測（黄色セル）」を立て、売上予測に対して「仕入の売上比率（黄色セル）」を設定します。
設定した「仕入れ目標金額」に対して現在の仕入金額と売上比率、残りの仕入れ可能額が一目で分かります。
ここでいう「仕入れ目標金額」とは家庭でいう「食費」であり売上は収入と考えると分かりやすいです。
仕入れ可能額とは封筒に入っている今月の食費の残額と考えましょう。
売上予測と仕入目標を設定する際のポイント2点
①売上は厳しい目で予測する
②仕入れ可能額も必ず守る
厳しく設定する事とは目標を高く持つことです。
毎日の入力は2項目1分で完了
予め計算式の入った管理表ですから
毎日の作業は「売上」「食材入れ金額」の2項目の入力で完了です。
管理表のセルが青い部分の2項目を入力するだけですので、とっても楽ですよ。
毎日の仕入れ状況を知る目的
この管理表の目的は日々の仕入れ状況を見ることではありません。
見て何をするか考える材料です。
管理表があれば誰でも仕入れは分かります。
目的は問題点を日々発見して改善すること
入力して仕入れ状況を見ておしまい、ではダメです。
重要なのは、日々問題点を発見して改善する行動を起こす事なのです。
粗利については以下の記事で詳しく解説しています。
毎日の仕入れ状況が分かる管理表をエクセルで作る
管理表をエクセルで作るのは簡単です。
また一度作れば後は入力のみとなります。
但し、毎月「黄色セル部分」の2項目（①と②）は使用する際の入力ポイントと
「仕入れ可能額」について解説します。
【補足】
●昨年比の計算式：今年の売上÷昨年の売上×100
●売上比率の計算式：仕入れの金額÷売上×100
①売上予測
1つ目は①の売上予測です。
今月の売上目標を入力しますが「この位いけるかな」が一番ダメです。
なぜなら、設定した売上目標に対してパーセントで仕入れ目標を設定しますので
売上の目標が高いと仕入金額も高くなってしまい実績とかけ離れてしまう可能性が大きいのです。
売上も仕入れも低く（厳しく）設定するくらいが丁度よいと考えましょう。
売上予測を設定する際のポイント
●売上は厳しい目で予測する
（例）直近3カ月の売上昨年比が95％なら90％程度で目標設定する
②仕入れ目標
2つ目は②の仕入れの売上比率です。
仕入れ目標は売上予測に対して「直近の売上比率」を入力します。
売上目標に対して仕入れ額は自動計算されます。
仕入れの売上比率を設定する際のポイント
●厳しい数値を設定する
（例）直近3カ月の売上比率が35％なら32％程度で目標設定する
③仕入れ可能額
仕入れ可能額は月初に設定した1カ月の仕入れに使える金額に対して
「いくら残っているか」を一目で確認できます。
家庭でいう食費の残高ですね。
店舗だとオーバーしても何とかなると思っている方がいますが
家庭であれば残りの金額で今月どうするか？考えませんか？
お店でも考え方は同じですよね。
売上については以下の記事で詳しく解説しています。
④無料ダウンロード可能
こちらから「仕入管理表」のダウンロードが出来ます。
仕入れ管理表の使い方
ここでは、管理表の使い方や目的について解説します。
必ず毎日入力する
先程お伝えしましたが
●セルの黄色の部分は「毎月（月に1回）」入力する項目
●セルの青色の部分は「毎日（営業終了後）」入力する項目
まず「毎日入力する」して「日々の仕入れ状況」を把握することが大切です。
表を作ったことで満足してはいけません。
毎日問題点を考える
毎日入力することで満足してしまうケースが見られますが目的は
今日の利益を見て「問題点がどこにあったか」探すことです。
その為に日々の利益を算出していることを決して忘れないで下さい。
●計画よりオーバーしているなら具体的に何の食材を余計に仕入れてるのか？
●売上が計画通りに推移してなければ仕入れも抑える必要がある
大切なのは日々問題点を探し改善できることはすぐに改善することです。
中小企業には問題発見から改善までのスピード感が重要で
この積み上げがお店と従業員の成長につながっていくのです。
1カ月単位で問題点を考える
日々の利益から問題点の改善につなげる事は必須ですが
一方では「月単位」で問題点を考える事も重要です。
なぜなら、月に1回入力する表の①と②は日々の利益に直結する重要な項目だからです。
①売上の推移を把握し正確で厳しい予測を立てる
②仕入れ売上比率も正確で厳しい目標とする
つまり、①②は飲食店の管理ではとても重要な項目なので
最低でも月に一度は「棚卸」をして改善行為を考え「粗利」の確保につなげて下さい。
粗利については以下の記事で詳しく解説しています。
まとめ
ここでは「仕入れ管理表」使い方、目的について解説してきました。
●利益の見える化のために毎日入力する
●毎日利益を見て改善できる点を考える
このポイントを忘れずに日々仕入れと向き合いましょう。
そのために、この表は日々の仕入れを「見える化」し誰でも簡単に分かるような表にしました。
●重要なのは「仕入れを見て行動する」
●改善できることは先延ばしにせず「すぐ行動・改善する」
我々は大企業ではないので、中小企業の利点であるスピード感を活かし結果を見て「すぐ行動」しましょう！！
あなたのお店の利益が安定することで
●従業員の生活が安定し豊かな生活が送れる
●あなたの家族のやりたい事に、お金を気にせずやらせてあげられる
●利益の安定はキャッシュフローの安定につながり、あなた自身に心の余裕ができる
こんな未来の実現を目指して日々の利益を負いかけ行動しましょう。
きっと未来はもっと明るくなるはずです。
また、どんな偉大な経営者でも「苦難」「挫折」「失敗」を乗り越え「成功」を手にしているのです。
あなたも苦しい時は一人で悩まず相談できるパートナーを持ちましょう。
経営者は孤独ですのでパートナーは多ければ多いほどより飛躍できまよね。
私YUKIOが、そんなあなたのパートナーになれれば幸いです。
飲食店の経営に関して「お困り事」があればお気軽にお問合せから連絡頂ければと思います。
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この「帳票」に関する記事は全5種類で構成されています。
他の4つの記事にも目を通してコンプリートして店舗の帳票管理を楽にして下さいね。
Ⅹでもお金に関する発信をしています。
商売は心理学を制すれば成功します。
— YUKIO@飲食店コンサルティング (@YUKKIE1122) April 6, 2024
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